LES OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF Les outils de travail collaboratif permettent de réaliser un travail ou un projet réalisé en commun, par plusieurs personnes, dans le but d’échanger, de partager, de collaborer et de favoriser la mise en commun de connaissances, de compétences ou de savoir-faire au sein d’une organisation. Les outils utilisés peuvent être de type synchrone (visio, chat ...) ou asynchrone (partage de documents Usages et projets Gestion de projet Compte rendus de réunions Statut d’association Partage de fichiers... Documentation technique Espace ouvert pour discussion d'idées Base de connaissances, encyclopédie Programme de formation, cours Guides touristiques ... Organisation Management par projet Digitalisation du outils de travail Partage et centralisation des informations Travail en groupe Impacts positifs Centralisation et circulation horizontale des infos Partage des documents Mutualisation des connaissances et compétences Connaissances et compétences augmentées Productivité accrue Management par Projet favorisé Résolution collective de problèmes Suivi de projets favorisé Motivation personnelle décuplée Stimulation collective Collaboration et coopération renforcées Créativité stimulée Personnalités timides plus à l’aise Réduction des déplacements et des frais Télétravail privilégié 1. Les outils de communication Courrier électronique Usages : partager les fichiers et informations (événements …) relatives à un projet Mode d’utilisation : asynchrone Fonctionnalités : pièces jointes, liste de liens, invitation sur réunion, forum et blog (Briar), envoi chiffré, délai expiration du message (Protonmail) Services : proton.me/mail ; gmail Messagerie instantanée Usages : organisation de réunion, mise à niveau des informations les fichiers et informations (événements …) relatives à un projet Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : Appels vidéo et audio, partage de fichiers, d’images, de liens. Gestion de de groupes Services : signal.org ; telegram.org ; whatsapp.com ; olvid.io ; briarproject.org et skred.mobi (sans mail ou téléphone) Webconférence / Réunion virtuelle Usages : partage et mise à niveau d’informations et de fichiers au sein d’un groupe. organisation de réunion Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : partage d’écran, partage de fichiers, appels vidéo et audio, enregistrement d’une webconférence, tableau blanc Services : meet.jit.si ; kumospace.com ; spatial.chat ; gather.town ; workadventu.re ; framateam.org ; jami.net Forum Usages : valorisation des points de vue, échanges d’idées et de savoirs. Débats et entraide Mode d’utilisation : asynchrone Fonctionnalités : forums thématiques, gestion des utilisateurs et des sujets, modération des messages Services : xooit.com/fr/ ; createaforum.com ; forumactif.com ; Réunion Usages : Planification et gestion de réunion Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : planification de réunion, invitation, partage par lien, insertion de pièces jointes. Sondage. Partage par lien Services : framadate.org ; date.colibrisoutilslibres.org ; doodle.com Questionnaire, enquête, sondage Usages : Création de questionnaires, de sondages Mode d’utilisation : asynchrone Fonctionnalités : insertion de champs de formulaire. Accès par lien, avec mot de passe. Partage par lien. Export des résultats Excel, PDF. Services : formulaire.facil.services ; digistorm.app askabox.fr 2. Les outils de productivité Bureau virtuel Usages : Dématérialisation d’un système d’exploitation. Accéder de n’importe où, n’importe quand à ses données, au sein d’un environnement identique Mode d’utilisation : asynchrone Fonctionnalités : agenda, messagerie instantanée, mail, stockage de fichiers, navigateur web, traitement de texte, tableur, bloc-notes. Services : mydesk.fr Suite bureautique Usages : Rédaction collaborative d’un document texte, d’une feuille de calcul ou d’une présentation Mode d’utilisation : asynchrone Fonctionnalités : traitement de texte, tableur, présentation. Partage des fichiers créés par lien Services : cryptpad.fr ; zoho.com/fr/ infomaniak.com/fr/ksuite ; google.fr/intl/fr/docs/ about/ ; dropbox.com/fr/paper Présentation Usages : Conception collaborative d’une présentation multimédia Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : insertion de textes, de liens, d’images, d’éléments interactifs, de sons et de vidéos. Effets d’animations et transitions. Partage via un lien, un QRCode. Import de fichiers PDF ou de présentations Powerpoint. Services : emaze.com ; genial.ly ; ahaslides.com ; flowvella.com ; canva.com ; zoho.com/fr/show/ Mindmapping Usages : Conception collaborative d’une carte mentale ou carte heuristique Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : insertion de texte, d’images, de liens, exportation au format PDF, PNG, partage Services : framindmap.org ; ladigitale.dev/ digimindmap ; mindmeister.com ; mindomo.com 3. Les outils d’accès au savoir Pad Usages : Rédaction collaborative de textes (fiche projet, programme de formation, statuts d’association, partage de liens …) Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : mise en forme et mise en page basique, exportation PDF, DOCX. Partage via un lien Services : pad.infini.fr ; framapad.org ; ladigitale.dev/digidoc/ Wiki Usages : Gestion collaborative d’une page web (encyclopédie, base de connaissances ...) Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : insertion d’images, de liens, de vidéos. Création de pages. Protection par mot de passe. Partage du wiki par lien. Export en PDF. Services : yeswiki.net (tuto) ; colibris-wiki.org Cloud Usages : Stockage et partage de fichiers Mode d’utilisation : asynchrone Fonctionnalités : Restriction d’accès au dossier ou au fichier par mot de passe. Partage par mail ou par lien direct. Services : proton.me/fr/drive ; shadow.tech/fr/ drive/ ; pcloud.com ; icedrive.net ; dropbox.com 4. Les outils de suivi Agenda partagé Usages : Agenda partagé Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : gestion multi-utilisateurs, multiagendas. Gestion de tâches et de contacts. Partage de calendrier, d’événements et de rendez-vous Services : framagenda.org Gestion de projet Usages : Gestion de projet Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : gestion de groupes, gestion des tâches, multi-projets, diagramme de Gantt, tableau Kanban Services : notion.so ; anytype.io ; capacities.io ; appflowy.io ; trello.com/fr ; obsidian.md Gestion Relation Client - CRM Usages : Gestion de clients, d’usagers Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : Multi-utilisateurs, gestion de contacts, gestion des procédures (commandes, adhésions, inscriptions, rendez-vous …), gestion de projets et de tâches. RH : notes de frais, planning, gestion de congés, recrutement Services : my.doli.bar Post-it collaboratif Usages : Post-it collaboratif Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : publication de post-it, insertion de liens, d’images ou de vidéos. Services : en.linoit.com ; postit.colibrisoutilslibres.org Gestion partagée Usages : Gestion partagée des dépenses Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : publication de dépenses effectuées Services : ihatemoney.org Carte collaborative Usages : Gestion collaborative d’une carte Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : recherche de lieux, ajout de points d’intérêts (adresse) et de contenus (lieux, routes, bâtiments …), partage de la carte ; import et export de données géographiques, fond de carte, Services : gogocarto.fr ; umap.openstreetmap.fr Veille / Partage de contenus Usages : Collecte et partage de ressources Mode d’utilisation : synchrone Fonctionnalités : gestion de groupes d’utilisateurs, multi-thèmes. Insertion de texte, de pages web, d’images, de PDF, de liens ou de vidéos. Export PDF. Partage par lien ou par QRCode. Services : netboard.me ; digipad.app Transfert de fichiers Usages : assurer un même niveau d’informations et de contenus au sein d’un groupe Mode d’utilisation : asynchrone Fonctionnalités : Transfert de fichiers volumineux via un lien de téléchargement Services : grosfichiers.com ; uploadnow.io/fr Plateformes de travail collaboratif Vous êtes lassés de basculer d’un service à l’autre pour gérer différents contenus pour gérer un projet, pourquoi ne pas utiliser une plateforme complète intégrant tous les outils, à partir d’un seul service en ligne. Leur mode d’utilisation est synchrone. Les fonctionnalités peuvent être nombreuses, telles que : gestion multi-utilisateurs, gestion de tâches, gestion relation client, suite bureautique, agenda partagé, cloud, visioconférence, messagerie instantanée, forums, réseau social, partage de liens web, newsletter. Services à visée commerciale : bitrix24.fr ; zoho.com ; spikenow.com ; filestage.io ; twake.app ; monday.com Services à visée non lucrative : agora-project.net ; simpleteam.org ; fractale.co ; mobilizon.org Note : Les outils collaboratifs (Slack, Google Workspace, Teams …) proposés par les multinationales réputées sont volontairement écartées de cette sélection afin de privilégier des alternatives gratuites et/ou respectueuses de la vie privée et des données personnelles. Fermes à outils collaboratif A partir d’un même service en ligne, les sites suivants proposent d’utiliser de nombreux outils collaboratifs. colibris-outilslibres.org ; ladigitale.dev Gestion centralisée de vos comptes Ces services permettent de centraliser l’accès et la gestion des services en ligne utilisés, sans se connecter à partir des différents sites. wavebox.io ; rambox.app ; basaas.com Pad collaboratif de veille Publiez d’autres outils sur la page annuel2.framapad.org/p/outilstravailcollaboratif