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Concetti di base > Richieste e approvazioni

# Richieste e approvazioni

A meno che non si richieda un elemento o un servizio la cui approvazione è automatica, come ad esempio la reimpostazione di una password, la maggior parte delle richieste deve passare attraverso un processo di approvazione. Questo dipende dal workflow amministrativo definito all'interno di Service Manager. Service Request Catalog visualizza lo stato corrente di ogni richiesta man mano che questa passa attraverso il processo di approvazione.

Funzione "Richiedi ora"

La funzione Richiedi Ora permette di richiedere un elemento o un servizio più rapidamente. Dopo aver fornito le informazioni iniziali per la richiesta e aver scelto le opzioni disponibili, fare clic su Richiedi Ora per procedere direttamente al processo di invio.

Per ordinare un elemento, fornire i dettagli per l'ordine e le opzioni e fare clic su Richiedi Ora. Per ordinare più elementi, fare clic su Aggiungi al carrello. Una volta raccolta una serie di elementi salvati, è possibile richiederli in seguito o inserirli in un'unica richiesta.

Suggerimento: utilizzare la funzione Richiedi Ora per ordinare separatamente elementi che richiedano livelli di approvazione differenti. È possibile rinviare l'esecuzione di alcuni elementi che fanno parte di una richiesta complessa e che non richiedono approvazione intanto che gli altri elementi procedono attraverso i vari livelli di approvazione. Ad esempio, l'utente potrebbe voler ordinare un nuovo laptop, un monitor ausiliario e la modifica di una password. Il cambiamento della password non richiede approvazione, ma la richiesta hardware richiede due livelli di approvazione amministrativa. Per velocizzare la modifica della password, utilizzare la funzione Richiedi Ora.

Richiesta per un altro utente

A volte gli utenti non hanno la possibilità di completare il processo di richiesta da soli. Ad esempio, un responsabile potrebbe avere necessità di richiedere nuovo hardware, ma si trova in viaggio per lavoro. Desidera però che l'attrezzatura venga consegnata prima del suo ritorno in ufficio. Chiede quindi alla sua assistente di fare la richiesta in sua vece.

Il responsabile è il proprietario della richiesta, ma l'assistente ha il potere di effettuare un ordine per conto del suo responsabile. In Service Manager questa funzionalità è chiamata "richiesta per conto di".

Approvazione

Esistono due tipi di approvazione: l'approvazione a livello di richiesta e l'approvazione per elemento riga di una richiesta.

Nel caso delle approvazioni a livello di richiesta tutti gli elementi contenuti nella richiesta possono essere approvati da una stessa persona. Ad esempio, la richiesta di articoli per l'ufficio può contenere numerosi elementi, ma è necessaria solo una persona per approvarli tutti. Per le approvazioni a livello di richiesta può essere necessaria più di una persona per approvare l'intera richiesta. Le richieste relative a elementi dal costo inferiore a un determinato importo potrebbero non richiedere alcuna approvazione. Per elementi più costosi potrebbe invece essere necessaria l'approvazione del responsabile del reparto. Per una nuova applicazione o un'apparecchiatura complessa potrebbe essere richiesto anche un livello superiore di approvazione.

L'approvazione per elemento riga è più complessa. Una richiesta può contenere elementi che devono essere approvati da persone diverse. Ad esempio, una richiesta che contiene elementi per upgrade hardware, per l'accesso ad archivi di codici, e un ordine speciale possono richiedere l'approvazione per elemento riga da parte di responsabili con budget o esperienze differenti. È importante sapere che l'intera richiesta non è approvata fino a quando non vengono approvati tutti gli elementi riga da tutti gli approvatori assegnati.

Delega approvazione

Se l'utente è l'approvatore designato, può delegare l'autorità di approvare nei casi in cui non sia disponibile. Ad esempio, se si possiede l'autorità di approvare l'acquisto di attrezzature ergonomiche, ma si prevede una settimana di vacanza, è possibile delegare temporaneamente i diritti di approvazione ad un'altra persona del reparto. In sua assenza, le approvazioni di competenza dell'utente verranno inoltrate alla inbox approvazioni della persona delegata, ma saranno visibili all'utente al suo successivo accesso alla inbox approvazioni.

È possibile creare, visualizzare, modificare ed eliminare approvazioni delegate nell'applicazione di Service Request Catalog. È possibile delegare diritti di approvazione ad un'altra persona, che può essere un approvatore a livello di richiesta oppure un approvatore per elementi riga.

L'interfaccia dell'applicazione di Service Request Catalog per la delega approvazione permette di completare i seguenti compiti:

- Assegnare i diritti di approvazione per proprio conto ad un'altra persona.
- Creare limiti di tempo per la delega approvazione. Se ad esempio ha in programma una vacanza, l'utente può designare un collega che lo sostituisca nell'approvazione delle richieste. Le approvazioni in attesa saranno visualizzate nella inbox della persona delegata per il periodo specificato dall'utente.
- Visualizzare l'elenco delle proprie deleghe approvazione.
- Apportare cambiamenti ad una delega. Modificare date e orari di inizio o fine o cambiare il delegato dell'approvazione.
- Eliminare una delega approvazione.

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