Onderwerp met navigatie openen

Basisconcepten > Aanvragen en goedkeuringen

# Aanvragen en goedkeuringen

Tenzij u een item of service met automatische goedkeuring aanvraagt, zoals een wachtwoordherstel, moet uw aanvraag een goedkeuringsproces doorlopen. Het goedkeuringsproces is afhankelijk van de beheerwerkstroom die is gedefinieerd in Service Manager. In Service Request Catalog wordt de huidige status van alle aanvragen weergegeven terwijl de goedkeuringswerkstroom wordt doorlopen.

Wat is Nu aanvragen?

Met de functie Nu aanvragen kunt u een item of service snel aanvragen. Nadat u de initiële aanvraaginformatie hebt opgegeven en de gewenste opties hebt gekozen, klikt u op Nu aanvragen om direct door te gaan naar het indieningsproces.

Als u één item wilt bestellen, geeft u de order- en optiedetails op en klikt u op Nu aanvragen. Als u meerdere items wilt bestellen, klikt u op Toevoegen aan wagentje. Wanneer u een aantal opgeslagen items verzamelt, kunt u deze later indienen of in één aanvraag indienen.

Tip: Gebruik Nu aanvragen om items afzonderlijk te bestellen wanneer er verschillende goedkeuringsniveaus vereist zijn voor de items. Als het item deel uitmaakt van een grotere aanvraag, kan de vervulling van bepaalde items waarvoor geen goedkeuring is vereist, vertraging oplopen omdat meer niveaus van goedkeuring in behandeling zijn voor de andere items. U kunt bijvoorbeeld een nieuwe laptop, een extra monitor en een wachtwoordwijziging willen bestellen. De wachtwoordwijziging vereist geen goedkeuring, maar de hardwareaanvraag vereist twee niveaus van administratieve goedkeuring. Als u de wachtwoordwijziging sneller wilt afhandelen, gebruikt u Nu aanvragen.

Wat is een aanvraag voor iemand anders?

Soms kunnen medewerkers het aanvraagproces niet zelf voltooien. Een manager moet bijvoorbeeld nieuwe hardware aanvragen, maar is afwezig vanwege een zakenreis. De manager wil dat de apparatuur aankomt voordat hij is teruggekeerd op kantoor. Hij vraagt zijn administratief assistent om de apparatuur namens hem te bestellen.

De manager is de eigenaar van de aanvraag, maar de assistent is gemachtigd om te bestellen namens de manager. In Service Manager wordt deze functionaliteit 'aanvragen namens' genoemd.

Wat is een goedkeuring?

Er zijn bestaan twee typen goedkeuring: goedkeuring op aanvraagniveau en goedkeuring van regelitems voor alle items in een aanvraag.

Bij goedkeuring op aanvraagniveau kunnen alle items in een aanvraag worden goedgekeurd door één persoon. Een aanvraag voor kantoorartikelen kan bijvoorbeeld meerdere items bevatten in de aanvraag, maar er is slechts één persoon vereist om alle items goed te keuren. Bij goedkeuring op aanvraagniveau is het ook mogelijk dat meerdere personen de volledige aanvraag moeten goedkeuren. Als u een item aanvraagt dat minder dan een bepaald bedrag kost, is hiervoor mogelijk geen goedkeuring vereist. Voor een duurder item is mogelijk de goedkeuring van uw afdelingsmanager vereist. Voor een nieuwe applicatie of een groot apparaat is mogelijk ook een hoger goedkeuringsniveau vereist.

Goedkeuring van regelitems is complexer. Een aanvraag kan items bevatten die moeten worden goedgekeurd door verschillende personen. Een aanvraag die regelitems bevat voor hardware-upgrades, toegang tot codearchieven en speciale orders, kan bijvoorbeeld regelitems voor goedkeuring bevatten die bestemd zijn voor managers met verschillende budgetten of domeinexpertises. Het is belangrijk om te weten dat de gehele aanvraag pas wordt goedgekeurd als alle regelitems zijn goedgekeurd door alle toegewezen goedkeurders.

Wat is goedkeuringsmachtiging?

Als u een aangewezen goedkeurende persoon bent, kunt u de autoriteit voor goedkeuring delegeren wanneer u niet beschikbaar bent. Stel bijvoorbeeld dat u bent geautoriseerd voor het goedkeuren van de inkoop van ergonomische apparatuur, maar twee weken niet op kantoor bent in verband met een vakantie. U kunt dan uw goedkeuringsrechten tijdelijk delegeren aan een andere persoon op uw afdeling. De goedkeuringen die u normaal ontvangt, worden tijdens uw afwezigheid gerouteerd naar de inbox voor goedkeuring van deze persoon. De volgende keer dat u uw inbox voor goedkeuringen doorneemt, krijgt u ze echter ook te zien.

U kunt goedkeuringensmachtigingen maken, weergeven, bewerken en verwijderen in de Service Request Catalog-applicatie. U kunt een andere persoon, die een goedkeurende persoon op aanvraagniveau of een goedkeurende persoon voor regelitems is, machtigen met goedkeuringsrechten.

In de interface voor goedkeuringsmachtiging van de Service Request Catalog-applicatie kunt u de volgende taken uitvoeren:

- Goedkeuringsrechten namens uzelf toewijzen aan een andere persoon.
- Tijdgrenzen voor goedkeuringsmachtiging maken. Wanneer u op vakantie bent, kunt u een collega aanwijzen die in die periode namens u aanvragen kan goedkeuren. De op uw goedkeuring wachtende aanvragen verschijnen gedurende de machtigingsperiode in de inbox van uw collega.
- Al uw goedkeuringsmachtigingen weergeven in een lijst.
- Wijzigingen aanbrengen aan een machtiging, zoals het wijzigen van de begin- of eindtijd of de gemachtigde persoon voor de goedkeuring.
- Een goedkeuringsmachtiging verwijderen.

Gerelateerde informatie

© 2010-2013 Hewlett-Packard Development Company, L.P. |