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Concepts de base > Demandes et approbations

# Demandes et approbations

La plupart des demandes doivent être soumises au processus d'approbation à moins que l'article ou le service soit approuvé automatiquement, comme dans le cas de la réinitialisation d'un mot de passe. Le processus d'approbation dépend du flux d'administration défini dans Service Manager. Service Request Catalog affiche l'état en cours de chaque demande à mesure qu'elle passe par le flux d'approbation.

Qu'est-ce que la fonction « Demander immédiatement » ?

Cette fonction permet de demander rapidement un article ou un service. Après avoir fourni les informations de demande initiales et sélectionné les options disponibles, cliquez sur Demander immédiatement pour passer directement au processus de soumission.

Pour commander un article, fournissez les détails de la commande et des options, puis cliquez sur Demander immédiatement. Si vous souhaitez commander plusieurs articles, cliquez sur Ajouter au panier. Si vous regroupez des articles sauvegardés, vous pouvez les soumettre ultérieurement ou dans une seule demande.

Conseil : Utilisez la fonction Demander immédiatement pour commander séparément des articles qui doivent être approuvés à différents niveaux. Dans le cas d'une demande de plusieurs articles, vous pouvez reporter le traitement des articles qui ne requièrent aucune approbation pendant que les autres articles sont en instance d'approbation à différents niveaux. Supposons, par exemple, que vous commandez un ordinateur portable, un écran auxiliaire et la modification d'un mot de passe. La modification du mot de passe ne requiert aucune approbation, mais la demande de matériel requiert deux niveaux d'approbation administrative. Pour accélérer la demande de modification du mot de passe, cliquez sur Demander immédiatement.

Qu'est-ce qu'une demande pour un tiers ?

Il peut arriver que certains employés ne puissent pas effectuer leurs propres demandes. Prenons le cas, par exemple, d'un responsable qui doit demander un nouveau matériel, mais qui est en déplacement professionnel. Il souhaite que l'équipement soit livré avant son retour. Il demande à son assistant de commander l'équipement en son nom.

Dans ce cas, le responsable est le propriétaire de la demande et l'assistant est chargé de passer la commande pour le compte du responsable. Service Manager appelle cette fonctionnalité « demande pour le compte de ».

Qu'est-ce qu'une approbation ?

Il existe deux types d'approbation : approbation au niveau de la demande et approbation au niveau de l'article pour chaque article d'une demande.

Approbation au niveau de la demande : tous les articles d'une demande peuvent être approuvés par une seule personne. Par exemple, une demande de fournitures de bureau peut comprendre plusieurs articles dont l'approbation ne requiert qu'une seule personne. Il est également possible qu'une approbation au niveau de la demande requière plusieurs personnes pour approuver l'intégralité de la demande. Si vous demandez un article dont le prix est inférieur à un certain montant, son approbation peut ne pas être nécessaire. Un article plus onéreux pourra nécessiter l'approbation de votre responsable de département. Pour une nouvelle application ou un équipement plus conséquent, un niveau d'approbation supérieur peut être requis.

Une approbation au niveau de l'article est plus complexe. Une demande peut contenir des articles qui doivent être approuvés par différentes personnes. Il peut s'agir, par exemple, d'une demande contenant des articles pour des mises à niveau de matériel, l'accès à des référentiels de codes ou une commande spéciale, nécessitant une approbation au niveau de l'article par des responsables qui disposent de budgets ou de domaines de compétences différents. Il est important de noter qu'une demande n'est pas approuvée tant que tous les articles n'ont pas eux-mêmes été approuvés par les approbateurs désignés.

Qu'est-ce qu'une délégation d'approbation ?

Si vous êtes un approbateur désigné, vous pouvez déléguer votre autorité d'approbation en cas d'indisponibilité. Par exemple, si vous êtes habilité à approuver l'achat d'un équipement ergonomique, vous pouvez déléguer vos droits d'approbation temporairement à une autre personne de votre service lorsque vous partez en vacances. Pendant votre absence, les demandes d'approbation que vous recevez normalement dans votre boîte de réception d'approbations seront redirigées vers la personne que vous avez déléguée. Vous y aurez également accès la prochaine fois que vous consulterez votre boîte de réception d'approbations.

Vous pouvez créer, afficher, modifier et supprimer des approbations déléguées dans l'application Service Request Catalog. Vous pouvez déléguer des droits d'approbation à un tiers susceptible de jouer le rôle d'approbateur au niveau de la demande ou au niveau de l'article.

L'interface d'application de Service Request Catalog pour la délégation d'approbation permet d'effectuer les tâches suivantes :

- Affecter les droits d'approbation à un tiers pour votre compte.
- Créer des limites temporelles pour la délégation d'approbation. Par exemple, si vous prévoyez de partir en vacances, vous pouvez désigner le collègue qui approuvera les demandes en votre absence. Les approbations en instance apparaîtront dans sa boîte de réception pendant la période que vous avez définie.
- Afficher toutes vos délégations d'approbation sous forme de liste.
- Modifier une délégation. Changer l'heure de début ou de fin, ou le délégué d'approbation.
- Supprimer une délégation d'approbation.

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