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Grundlegende Konzepte > Anforderungen und Genehmigungen

# Anforderungen und Genehmigungen

Sofern Sie keinen Artikel oder Service anfordern, der eine automatische Genehmigung aufweist, wie beispielsweise das Zurücksetzen eines Kennworts, muss die Anforderung in den meisten Fällen einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Der Genehmigungsprozess hängt vom administrativen Workflow ab, wie er in Service Manager definiert ist. Service Request Catalog zeigt den aktuellen Status jeder Anforderung an, während diese den Genehmigungs-Workflow durchläuft.

Was ist "Jetzt anfordern"?

Die Funktion Jetzt anfordern ermöglicht Ihnen das schnelle Anfordern eines Artikels oder Services. Sobald Sie die anfänglichen Anforderungsinformationen angegeben und verfügbare Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Jetzt anfordern, um direkt mit dem Absendeprozess fortzufahren.

Geben Sie zum Bestellen eines Artikels die Auftrags- und Optionsdetails an und klicken Sie auf Jetzt anfordern. Wenn Sie mehrere Artikel bestellen möchten, klicken Sie auf In den Warenkorb. Wenn Sie einige gespeicherte Artikel sammeln, können Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt oder im Rahmen einer einzigen Anforderung absenden.

Tipp: Verwenden Sie Jetzt anfordern, um Artikel getrennt voneinander zu bestellen, die möglicherweise unterschiedliche Genehmigungsstufen erfordern. Wenn der Artikel Teil einer größeren Anforderung ist, können Sie das Erfüllen einiger Artikel verzögern, für die keine Genehmigung erforderlich ist, während andere Artikel auf mehreren Genehmigungsstufen anstehen. Ein Beispiel hierfür ist das Bestellen eines neuen Laptops, eines Zweitmonitors und einer Kennwortänderung. Die Kennwortänderung erfordert keine Genehmigung, aber die Hardware-Anforderung erfordert zwei Stufe der administrativen Genehmigung. Verwenden Sie Jetzt anfordern, um die Kennwortänderung sofort auszuführen.

Was ist eine Anforderung für eine andere Person?

Mitunter können Mitarbeiter den Anforderungsprozess nicht selbst ausführen. Ein Beispiel hierfür ist ein Manager, der neue Hardware anfordern muss, sich jedoch auf einer Geschäftsreise befindet. Der Manager wünscht, dass er die Geräte in seinem Büro vorfindet, wenn er von der Geschäftsreise kommt. Er bittet also seinen Verwaltungsassistenten, die Geräte in seinem Namen zu bestellen.

Der Manager ist die für die Anforderung verantwortliche Person, sein Assistent jedoch hat die Möglichkeit, im Namen des Managers Bestellungen auszulösen. Service Manager nennt diese Funktionalität „Anforderung im Namen von“.

Was ist eine Genehmigung?

Es gibt zwei Arten von Genehmigungen: Die Anforderungsgenehmigung und die Einzelpostengenehmigung für jeden Artikel in einer Anforderung.

Bei der Anforderungsgenehmigung können alle Artikel einer Anforderung von einer Person genehmigt werden. Beispielsweise kann eine Anforderung von Bürobedarf mehrere Artikel enthalten. Für deren Genehmigung ist jedoch nur eine Person erforderlich. Zur Anforderungsgenehmigung können mehrere Personen erforderlich sein, um die gesamte Anforderung zu genehmigen. Wenn Sie einen Artikel anfordern, dessen Preis unter einem bestimmten Betrag liegt, erfordert dieser möglicherweise keine Genehmigung. Für teurere Artikel benötigen Sie möglicherweise die Genehmigung Ihres Vorgesetzten. Für eine neue Anwendung oder größere Geräte ist möglicherweise eine noch höhere Genehmigungsstufe erforderlich.

Die Einzelpostengenehmigung ist komplizierter. Eine Anforderung kann Artikel enthalten, die von unterschiedlichen Personen genehmigt werden müssen. Zum Beispiel kann eine Anforderung, die Einzelpostengenehmigungen für Hardware-Upgrades und den Zugriff auf Code-Repositories oder eine Sonderbestellung enthält, Einzelpostengenehmigungen von Managern mit unterschiedlichen Budgets oder Fachkenntnissen erfordern. Beachten Sie, dass die gesamte Anforderung erst dann genehmigt ist, wenn alle Einzelposten von allen zugewiesenen Genehmigern genehmigt wurden.

Was ist Genehmigungsdelegierung?

Wenn Sie ein angegebener Genehmiger sind, können Sie die Genehmigungsautorität delegieren, wenn Sie gerade nicht verfügbar sind. Nehmen wir als Beispiel an, dass Sie die Autorität besitzen, den Kauf ergonomischer Einrichtungen zu genehmigen. Jedoch werden Sie aufgrund eines Urlaubs zwei Wochen lang nicht im Büro sein. In diesem Fall können Sie Ihre Genehmigungsrechte vorübergehend auf eine andere Person in Ihrer Abteilung übertragen. Dieser anderen Person werden die Genehmigungen, die für gewöhnlich Ihnen angezeigt werden, während Ihrer Abwesenheit in ihre Inbox weitergeleitet, aber auch Sie werden sie bei der nächsten Prüfung Ihrer Genehmigungs-Inbox darin vorfinden.

Sie können delegierte Genehmigungen in der Service Request Catalog-Anwendung erstellen, anzeigen, bearbeiten und löschen. Sie können Genehmigungsrechte an eine andere Person delegieren, bei der es sich um einen Anforderungs- oder um einen Einzelpostengenehmiger handeln kann.

Die Service Request Catalog-Anwendungsschnittstelle für die Genehmigungsdelegierung ermöglicht Ihnen das Ausführen der folgenden Aufgaben:

- Zuweisen von Genehmigungsrechten in Ihrem Namen zu einer anderen Person.
- Erstellen von Zeitvorgaben für die Genehmigungsdelegierung. Wenn Sie beispielsweise einen Urlaub planen, können Sie einen Kollegen bestimmen, der in der Zwischenzeit Anforderungen in Ihrem Namen genehmigt. Ihre anstehenden Genehmigungen werden in der Inbox Ihres Kollegen für den von Ihnen angegebenen Zeitraum angezeigt.
- Anzeigen all Ihrer Genehmigungsdelegierungen in einer Liste.
- Änderungen einer Delegierung. Ändern Sie die Start- oder Endzeit oder ändern Sie den Genehmigungsdelegierten.
- Löschen einer Genehmigungsdelegierung.

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